Підготовлені органами державної влади, а також місцевого самоврядування документи можуть бути використані в іншій державі тільки після встановленого законом їх посвідчення. Гаазька Конвенція 1961 встановила найбільш поширений спосіб оформлення документів, що використовується для надання документів за кордоном. Такою процедурою є проставлення печатки апостиля.

Положення вищевказаної Конвенції скасовують вимогу легалізації документів. На сьогоднішній день учасниками даної Конвенції є понад 100 держав по всьому світу: Країни-учасники Гаазької конвенції.

Суть апостиля полягає в тому, що це спеціальний штамп, що засвідчує справжність підпису або печатки під документом, виданим державною установою держав-учасниць Конвенції.

Статті 2 і 3 цієї Конвенції свідчать, що всі договірні держави звільняють один одного від легалізації документів, на які поширюється дія даної Конвенції і які будуть надані на території іншої держави. Єдине обмеження при цьому — це необхідність надати посвідчення справжності підпису посадової особи або печатки органу, що видав документ. Для цих цілей використовується процедура проставлення печатки апостиля компетентними органами держави.

Також Конвенція містить вказівку, що документ, на якому стоїть печатка апостиля, не потребує ще якого-небудь оформлення і може бути використаний в будь-якій державі-учасники Конвенції.

Україна ратифікувала дану Конвенцію шляхом прийняття Закону України від 10.01.2002 "Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів", який набув чинності 22.12.2003. З цього ж моменту положення Конвенції стали поширюватися на всій території України, а документи, складені українськими держустановами і апостильовані відповідно до Конвенції, стали визнаватися легальними на території інших держав.

У статті 6 Конвенція встановлює, що кожна договірна держава має визначити, з урахуванням особливостей діяльності своєї виконавчої влади, органи, які будуть наділені повноваженнями для проставлення апостиля. Найчастіше це центральні органи виконавчої влади або ж судової (Міністерство закордонних справ, юстиції, освіти, Верховний суд і т.д.).

У постанові Кабінету Міністрів України 18.01.2003 № 61 визначено перелік компетентних органів, яким надаються повноваження проставлення апостиля, це:

Міністерству освіти і науки України — на документах, виданих в освітній та науковій сфері;

Міністерству юстиції України — на документах, виданих судами та органами юстиції, а також на оформлених нотаріусом документах;

Міністерству закордонних справ України — на всіх інших видах офіційних документів.

На виконання положень Конвенції спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України та Міністерством юстиції України від 05.12.2003 № 237/803/151/5 та зареєстрованим в Міністерстві юстиції України від 12.12.2003 № 1151/8472 були встановлені правила і процедура проставлення печатки апостиля на офіційних документах.

Відповідно до цих Правил печатка апостиля проставляється:

• на документах, виданих органами судової влади України;
• на документах, що видані органами юстиції;
• на адміністративних документах;
• на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
• на освітніх документах і документах про вчені звання;
• на актах цивільного стану (свідоцтва про шлюб, розлучення, народження і т.д.)
• Дія Правил не поширюються:
• на документи, видані дипломатичними установами України закордоном;
• документи, які прямо відносяться до комерційних операцій.

Печатка апостиля не ставиться на копіях та оригіналах паспорта, військового квитка, трудової книжки, техпаспортів, посвідчення особи, документах, що мають характер листування.

Також законодавство закріплює положення, що під час посвідчення підпису на заяві в нотаріуса, воно має бути оформлене на спеціальному бланку. Тому апостиль ставиться спочатку на самій заяві, а потім на переклад, якщо такий є (Подвійний апостиль).

Якщо переклад буде здійснений при посольстві (акредитований переклад), то такий документ не потребує апостиля для надання в країну, в посольстві якої був зроблений переклад.

Така ж процедура проставлення печатки апостиля на афідевітах, дорученнях, копіях рішень, постанов судів України. Слід зазначити, що форма і зміст таких рішень і постанов суддів всіх інстанцій регулюється статтями 210, 223, 316, 346 Цивільного процесуального кодексу України.

Що стосується видачі документів на підприємствах, то Указом Президії Верховної Ради СРСР №9779-Х від 4 серпня 1988 року «Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян» встановлено, що справжність і вірність документа засвідчується печаткою або підписом уповноваженої посадової особи або керівника. На копії ставиться дата видачі, а також відмітка про те, що даний документ знаходитися в організації, підприємстві або установі, яка видала офіційний папір.

Відмітка про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом». Також до неї входять найменування посади, підпису особи, яка засвідчує справжність копії документа, його ініціали, дата посвідчення копії.

Слід зазначити, що документи, видані держустановами колишніх республік у складі СРСР (до 1991 року), не можуть бути прийняті для проставлення апостиля. Апостиль в такому випадку можна поставити на копіях цих документів за умови, що вони були засвідчені у встановленому порядку.

Копії документів, що свідчать про реєстрацію актів громадянського стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, виданих після 1991 року, можуть бути прийняті для проставлення апостиля тільки якщо вони будуть засвідчені нотаріусом та на оригіналах цих документів попередньо буде проставлений апостиль.

Форма друку апостиля визначена положеннями Конвенції і являє собою квадрат зі сторонами приблизно дев'ять сантиметрів. Апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, при цьому скріплюється з документом. Записи в самій печатці складаються офіційною мовою країни, де проставляється апостиль і при необхідності іншою мовою в залежності від ситуації. Тема "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) "завжди пишеться французькою мовою.

Стосовно способів прикріплення апостилю до документа, Спеціальною Комісією було відзначено, що існує безліч засобів для цієї мети, тому вони не можуть бути підставою у відмові проставлення апостиля. У Конвенції поданий неповний список таких коштів, це: різноманітні стрічки, печатки, наклейки, воскові печатки, скоби та інші.

Для успішного проставлення апостиля слід пред'явити:

• Оригінал документа, або його засвідчену нотаріусом копію;
• Документ банківської організації, що свідчить про оплату послуг пов'язаних з проставленням апостиля або копію документа, що дає право на звільнення від сплати.

Плата за проставлення апостиля на офіційних документах, виданих держорганами, нотаріусами та іншими підприємствами встановлена в Наказі Міністерства юстиції України від 18.12.2003 № 161/5 і становить:

• Для фізичних осіб — 3 неоподатковуваних мінімуми доходів громадян (51 грн. За документ);
• Для юридичних осіб — 5 неоподатковуваних мінімуми доходів громадян (85 грн. За документ).

Від сплати за надання послуг з проставлення апостиля звільняються інваліди Великої Вітчизняної війни, інваліди 1-ї та 2-ї груп, діти-сироти, особи, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, якщо апостиль буде проставлений на документах, що стосуються цих громадян.

У проставленні апостиля буде відмовлено, у разі якщо документ буде використовуватися в країні, яка не є учасником Конвенції або приєдналася до Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України. У таких випадках використовується консульська легалізація. Також може бути відмовлено, якщо на документі є виправлення, закреслені слова, помилки, якщо компетентному органу не вдалося отримати необхідні зразки підписів, печаток або штампів. Особливо часто це відбувається з рішеннями і постановами суддів, коли не встигають оновитися зразки підписів суддів при їх зміні в судах.

Слід зазначити, що апостиль проставляється тільки компетентним органом тієї держави, де був виданий документ. Тобто, якщо офіційний документ був виданий на території Італії, то і апостиль буде проставлятися органами Італії. Тільки після цього він буде діяти на території інших держав-учасниць Конвенції.

Необхідно також згадати, що стаття 3 Конвенції встановлює правило, згідно з яким проставлення апостиля не може вимагатися, якщо між країнами існують домовленості, що скасовують або спрощують процедуру проставлення апостиля.

Це означає, що в низці країн документи, видані уповноваженим органом, скріплені печаткою або штампом і засвідчені підписом компетентної особи мають силу на території держави, з якою укладено такі домовленості. Наприклад, сьогодні діють договори про правову допомогу між Україною та Республікою Білорусь, Азербайджанською Республікою, Республікою Узбекистан, Російською Федерацією, Республікою Казахстан, Республікою Таджикистан, Республікою Вірменія, Киргизькою Республікою, Республікою Молдова, Грузією і Туркменістаном, Литвою, Естонією, Латвією, Чехією, Польщею, Болгарією.